Hoewel tegenwoordig vooral documenten op de computer staan, is papier niet weg te denken op kantoor. Hetzelfde geldt voor printers en kopieerapparaten. Hoe bewaar je papierwerk het best en hoe groot is papierformaat A1 nu eigenlijk? Jouw kantoorvakhandel vertelt je alles over benodigdheden voor het papierwerk op kantoor of je thuiswerkplek.
Verschillende papierformaten
Papier wordt geproduceerd in verschillende maten. Het meest gebruikte papierformaat is A4, wat 29,7 x 21,0 cm is. A5 is de helft van A4 en A3 is twee keer zo groot als A4. Hoe groot is papierformaat A1? In papier van A1-formaat passen acht vellen van A4 formaat. De precieze afmetingen van A1 zijn 84,1 x59,4 cm.
Papieren documenten opbergen
Digitale tekstbestanden, afbeeldingen of presentaties sla je eenvoudig op. Als back-up gebruik je een cloud-oplossing of een externe harde schijf. Je zult ook altijd wat belangrijke papieren moeten opbergen. Dit kost ruimte en tijd. Doe het daarom slim! Gebruik bijvoorbeeld ordners of ringbanden met gekleurde tabbladen. Ook hangmappen en kaartsystemen zijn handige hulpmiddelen bij het zorgvuldig bewaren van belangrijke papieren. Vergeet niet om alles te labelen, zodat je precies weet waar je wat terug kan vinden. Je wilt niet urenlang hoeven zoeken naar dat belangrijke contract.
Documenten digitaliseren
Om ruimte te besparen en documenten veilig op te bergen, is het slim om papieren documenten te digitaliseren door ze in te scannen. Documenten digitaliseren heeft een aantal grote voordelen:
De documenten zijn makkelijk te delen, omdat ze voor iedereen beschikbaar zijn;
Met zoektermen zijn de bestanden gemakkelijk te vinden, wat veel tijd kan besparen;
Je bespaart op inventaris, omdat mappen, rekken en archiefruimten niet meer nodig zijn;
Een digitaal archief bespaart papier en dat is goed voor het milieu.
Lang plezier van papier
Kun je geen afscheid nemen van het oude vertrouwde papier, in A4, A3, A2 of A1-formaat? Drie tips om zuiniger met papier om te gaan:
Hergebruik papier. Voor het maken van aantekeningen heb je niet iedere keer een nieuw velletje papier nodig;
Heb je slechts een klein vel papier nodig? Knip dan het papier op A1-formaat in kleinere stukken, zonder de helft weg te gooien;
Houd rekening met het milieu en schaf papier aan met een speciaal ‘eco-label’. Dit wil zeggen dat voor het omkappen van de bomen weer nieuwe bomen zijn teruggeplant.